الهدف العام من الوظيفة:تقديم الدعم الإداري والتنظيمي، وضمان سير الأعمال المكتبية بكفاءة، من خلال إعداد ومتابعة المراسلات، وتنظيم الاجتماعات والمواعيد، ومتابعة التكليفات، وحفظ وتنظيم الوثائق والملفات، بما يساهم في تسهيل سير العمل ودعم أعمال الإدارة.المهام والمسؤوليات الرئيسية:إعداد ومتابعة المراسلات والمذكرات والتقارير الإدارية.إعداد وتنسيق العروض التقديمية وفقاً لمتطلبات العمل.تنظيم المواعيد والاجتماعات وإعداد جداولها والتنسيق مع الجهات والأطراف المعنية.متابعة التكليفات والمهام والتأكد من استكمالها وفق المواعيد المحددة.تنظيم وحفظ وأرشفة الملفات والمراسلات والوثائق، بما يضمن سهولة الرجوع إليها.استقبال ومتابعة المراسلات الواردة والصادرة وتحويلها إلى الجهات المعنية.تقديم الدعم الإداري والمكتبي اللازم ومتابعة الأعمال اليومية ذات الصلة.استخدام الأنظمة والتطبيقات الإلكترونية وأدوات الذكاء الاصطناعي ذات الصلة لتسهيل الأعمال الإدارية ورفع كفاءة إنجازها.المحافظة على سرية المعلومات والوثائق والبيانات التي يتم التعامل معها.القيام بأي مهام أخرى ذات صلة بطبيعة الوظيفة يتم التكليف بها.المؤهلات والخبرات المطلوبة:دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو السكرتارية، أو الإدارة المكتبية، أو تخصص ذي صلة.خبرة عملية مناسبة في مجال السكرتارية أو التنسيق الإداري والدعم المكتبي، ويفضل أن تكون في بيئة عمل تتضمن معاملات مالية.إجادة تامة لاستخدام برامج Microsoft Office، وبشكل خاص Word وExcel وPower Point وOutlook.إجادة استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي ذات الصلة بالأعمال الإدارية والمكتبية.إجادة اللغتين العربية والإنجليزية. General Purpose of the Position To provide administrative and organizational support and ensure the efficient flow of office operations through preparing and following up on correspondence, organizing meetings and appointments, monitoring assigned tasks, and maintaining and organizing documents and files, thereby facilitating workflow and supporting the department’s operations. Key Duties and Responsibilities Prepare and follow up on correspondence, memoranda, and administrative reports. Prepare and format presentations in accordance with work requirements. Organize appointments and meetings, prepare schedules, and coordinate with relevant parties and stakeholders. Follow up on assigned tasks and ensure their completion within specified timelines. Organize, maintain, and archive files, correspondence, and documents to ensure easy retrieval. Receive and follow up on incoming and outgoing correspondence and forward it to the relevant parties. Provide necessary administrative and office support and follow up on related day-to-day activities. Use relevant electronic systems, applications, and AI tools to facilitate administrative work and enhance efficiency. Maintain the confidentiality of information, documents, and data handled in the course of work. Perform any other duties related to the nature of the position as assigned. Required Qualifications and Experience Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, Secretarial Studies, Office Administration, or a related field. Relevant practical experience in secretarial work, administrative coordination, or office support, preferably in a work environment involving financial transactions. Full proficiency in Microsoft Office, particularly Word, Excel, Power Point, and Outlook. Proficiency in using AI tools relevant to administrative and office work. Proficiency in both Arabic and English.