Job Description

CASHIER     أمين صندوق

Médecins Sans Frontières (MSF) is an International, independently funded, non-profit, humanitarian medical organization that offers assistance to populations in distress, to victims of natural and man-made disasters and to victims of armed conflict without discrimination and irrespective of race, religion, creed or political affiliation. MSF is currently recruiting for the following position based in Taiz Houban:

Job Title  : CASHIER
Location  : MSF-H, MCH Taiz, Governorate
Code: AT01500

Main purpose

Performing cash transactions, verifying supporting documentation, and maintaining records according to MSF standards and local finance policies.

Accountabilities

• Controlling and monitoring cash payments from the cashbox and coding and recording cash transactions in the daily cashbook or accounting system.
• Performing daily cash counts and investigating any discrepancies.
• Following-up on cash advances and ensuring they are duly settled.
• Carrying out transfer requests between cash and safe box
• Checking the validity of  invoices, approval signatories, and correctness of account codes
• Performing currency exchange operations when required.
• Assisting with the preparation of salary payments as required.
• Performing monthly reconciliations before closing the monthly accounts, managing bank reconciliations and monthly bank statements if applicable.    

MSF Section/Context Specific Activities

• Perform, control and monitor cash payments as well as payments through cheques or bank transfers when needed. 
• Record all cash and Cheque transactions into the   accounting system (Unifield) on daily bases.
• Reviewing PO Supplier invoices in the accounting system (Unifield) before making the payments.
• Create non-PO supplier invoices and double check the PO supplier invoices in the accounting system (Unifeild).
• Assist with the preparation of salary payments as required.
• Perform weekly and monthly cash counts in coordination with the  line manager.
• Perform monthly closure procedures (filling the BKK Stamp& Barcoding& Scanning) for all financial transactions.
• Perform simple translation of documents/receipt/invoices between English and Arabic.
• Ensure all transactions are in compliance with MSF OCA finance policy and Authorization Table.
• Support Finance Manager to conduct administrative tasks. 
• Respect all confidentiality.

Staff are not allowed to chew QAT during working hours. Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises. The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required by their line manager..

Requirements

Education:    

• Qualification or professional diploma in administration / accounting.    

Experience:    

• Experience in accounting (minimum 1 year).    

Language(s):    

• Arabic and English essential.    

Knowledge:    

• Essential computer literacy (word, excel)    

Competencies:    

• Results and quality oriented.
• Teamwork and cooperation.
• Behavioural flexibility.
• Commitment to MSF Principles.
• Service oriented.
• Cross-cultural awareness.    

الاسم: أمين صندوق         
الكود: AT01500        

محددات الوظيفة

إجراء المعاملات النقدية ، والتحقق من الوثائق الداعمة ، والمحافظة على السجلات وفقاً لمعايير منظمة أطباء بلا حدود وسياسات التمويل المحلية.

المسؤوليات

• التحكم ومراقبة المدفوعات النقدية من صندوق النقد وتشفير وتسجيل المعاملات النقدية في دفتر النقد اليومي أو نظام المحاسبة.
• أداء الحسابات النقدية اليومية والتحقيق في أي اختلافات.
• متابعة السلف النقدية وضمان تسويتها حسب الأصول.
• تنفيذ طلبات النقل بين النقد والخزنة.
• التحقق من صحة الفواتير والموقّعين على الموافقة وصحة رموز الحساب.
• أداء عمليات صرف العملات عند الحاجة.
• المساعدة في تجهيز مدفوعات الرواتب على النحو المطلوب.
• إجراء التسويات الشهرية قبل إغلاق الحسابات الشهرية وإدارة التسويات المصرفية والكشوف المصرفية الشهرية إن وجدت.

 قسم أطباء بلا حدود / أنشطة محددة السياق 

• إجراء، التحكم، ومراقبة المدفوعات النقدية وكذلك المدفوعات من خلال الشيكات أو التحويلات المصرفية عند الحاجة.
• تسجيل جميع المعاملات النقدية والشيكات في نظام المحاسبة (Unifield) على أسس يومية.
• مراجعة فواتير مورّد امر الشراء في نظام المحاسبة (Unifield) قبل السداد.
• إنشاء فواتير غير الموردين لأمر الشراء والتحقق مرة أخرى من فواتير مورد أمر الشراء في نظام المحاسبة (Unifeild) 
• المساعدة في إعداد مدفوعات الرواتب كما هو مطلوب.
• إجراء عمليات العد النقدية الأسبوعية والشهرية بالتنسيق مع المدير المباشر.
•  تنفيذ إجراءات الإغلاق الشهرية (تعبئة ختم BKK ، Barcoding& Scanning)  لجميع المعاملات المالية. 
• إجراء ترجمة بسيطة للوثائق / سندات الإيصال / الفواتير بين الإنجليزية والعربية. 
• التأكد من أن جميع المعاملات متوافقة مع سياسة التمويل وجدول التفويض الخاص بمنظمة أطباء بلا حدود الهولندية. 
• دعم مدير الشؤون المالية لإجراء المهام الإدارية. 
• احترام السرية.

لا يسمح للموظفين بمضغ القات خلال ساعات العمل. لا يُسمح تحت أي ظرف من الظروف باستخدام الأسلحة النارية / الأسلحة في المركبات الخاصة بمنظمة أطباء بلا حدود أو في مقار منظمة أطباء بلا حدود. الأنشطة والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة ، وقد يتم تكليفك  بمهام إضافية حسب ما يتطلب من قبل مديرك المباشر..

المتطلبات والمؤهلات :

 المستوى العلمي  

• مؤهل  أو الدبلوم المهني في الإدارة / المحاسبة.     

الخبرة:  

• خبرة في المحاسبة (سنة واحدة كحد أدنى).        

اللغات :   

• اللغة العربية والإنجليزية أساسية.             

المعرفة:  

• معرفة أساسيات الكمبيوتر (ورد، اكسل).          

الكفاءة:       

• النتائج وجودة الخدمة المقدمة 
• العمل ضمن الفريق الواحد 
• المرونة في السلوك
• الالتزام بمبادئ منظمة أطباء بلا حدود
• خدمة العملاء
• الوعي الثقافي.