The Hotel
Mandarin Oriental, Doha is located in the heart of Msheireb Downtown Doha, directly fronting the "Barahat Msheireb," an open town square surrounded by impressive retail, dining, entertainment and cultural offerings. The hotel is an intimate and stylish urban oasis blending traditional Qatari heritage with contemporary design, it offers 249 rooms, suites and serviced apartments, nine distinct culinary experience, a luxuriously appointed spa celebrating age old wellness philosophy of the Orient, roof top pool with panoramic views and a selection of unique event venues.
Our Mission
Our mission is to completely delight and satisfy our guests. We are committed to continual improvements, to making a difference every day and to being the best.
Guiding Principles
Delighting our Guests Delighting our Colleagues Becoming the Best Working Together Acting with Responsibility
Scope of Position
Assistant Manager – Spa Operations is responsible for, but not limited to, overseeing the spa & wellness operations.
Responsibilities
General:
- It is part of your role to understand and disseminate/communicate all corporate and hotel policies and standard operating procedures to the colleagues.
- MOHG Code of Conduct requires that all business activities and business decisions comply with the general law, with all rules, regulations, and other requirements.
- It is part of your strategy to fully understand and support in all aspects the Mandarin Oriental, Doha Human Resources Strategic Policy.
- It is part of your role and your responsibility to fully support all learning and development activities.
- Ensure that all standards of LQE, MOQA and Forbes are followed consistently.
- You shall take all reasonable steps to safeguard stored information, and not divulge or otherwise transfer any personal data concerning the guests, customers or colleagues, or any confidential information concerning the hotel unless with the appropriate authority.
- Use of the hotel’s network, computers or internet access which is in the hotel’s view unreasonable or inappropriate, for example gambling, chatroom, or pornographic material, is a serious breach of hotel policy and grounds for summary dismissal.
- Support and adhere to all policies & procedures relating to Safe, Sound and Sustainable at Mandarin Oriental.
- Ensure compliance with the MOHG Social Media Policy, i.e. to be fully responsible for the content you publish on any social media platform, including your personal site.
- Mandarin Oriental, Doha has zero tolerance on all forms of harassment or discrimination, i.e. it is strictly forbidden to discriminate on the basis of gender, disability, including physical or medical condition, race, colour, religion, national origin, ancestry, citizenship, age, sexual orientation, marital status, or for any other reason.
- Act as a hotel ambassador at all times.
- To carry out any additional duties requested by management, related to hotel operational activities.
Departmental
- Responsible for the daily operations of the Spa & Wellness including guest and colleagues’ interactions.
- Plan the rosters of Spa Concierge and attendants strategically based on operation needs.
- Taking Spa reservations and attending to guest enquiries when necessary.
- Daily walkthroughs should be conducted to ensure that all SOPs and MOD tasks are addressed throughout the Spa & Wellness.
Customer Focus
- Dealing with guest enquiries via phone, email and face to face.
- Ensure that all guest enquiries are taken care of within 12 hours.
- Read notes for every appointment and assure that no mistakes have been made. Also assure that appointments are in correct sequence. Maximize revenue by therapist availability.
- In the absence of Senior Director of Spa & Wellness, meet up with VIPs, journalists and invited guests.
- Organise internal and external mystery shoppers to help increase and stay consistent in terms of quality standards.
Colleague Relations
- Conduct refresher trainings for Spa Concierge and Spa Attendants. Refresher trainings include departmental Standard Operating Procedures (SOPs).
- Review of all SOP Checklists for all colleagues are in order and training hours are tracked. Update Training Matrix accordingly.
- Monthly training plans to be sent to Learning & Development Manager.
Administrative Duties
- Responsible for end of month spa retail inventory and submit to Senior Director of Spa & Wellness.
- Assist with Month End Closing reports in the absence of Senior Director of Spa & Wellness.
- Ensure that product retail display at The Spa and Spa Boutique is fully stocked and well presented at all times.
- Raise the necessary Purchase Requests in Moreton Bay System for all retail and professional products.
- To upkeep the Guest Database in SpaSoft. On a bi-monthly basis, to forward the Guest Database List to Marketing Communications department.
Additional Duties
Engineering
- Frequent checks of equipment and facilities to ensure safety and prevent loss of equipment due to negligence of wear and tear. Ensure all processes are in compliance with the Safe, Sound & Sustainable guidelines.
Review HOTSOS work orders report and ensure that follow ups has been done as and when requires.
الفندق
يقع فندق ماندرين أورينتال، الدوحة في قلب مشيرب قلب الدوحة، ويطل مباشرة على "براحة مشيرب"، وهي ساحة رئيسية مفتوحة محاطة بعروض تجارية ومطاعم وترفيهية وثقافية مبهرة. الفندق عبارة عن واحة حضرية أنيقة وفاخرة تجمع بين التراث القطري التقليدي والتصميم العصري، ويوفر 249 غرفة وأجنحة وشققاً فندقية، وتسع تجارب طعام متميزة، ومُنتجعاً صحياً مجهزاً بفخامة يحتفي بفلسفة العافية الشرقية القديمة، ومسبحاً على السطح بإطلالات بانورامية ومجموعة من قاعات الفعاليات الفريدة.
مهمتنا
مهمتنا هي إسعاد ضيوفنا وإرضاؤهم التام. نحن ملتزمون بالتحسين المستمر، وإحداث فارق كل يوم، وأن نكون الأفضل.
المبادئ التوجيهية
إسعاد ضيوفنا - إسعاد زملائنا - السعي لنكون الأفضل - العمل معاً - التصرف بمسؤولية
نطاق الوظيفة
مساعد مدير – عمليات المنتجع الصحي مسؤول عن، على سبيل المثال لا الحصر، الإشراف على عمليات المنتجع الصحي والعافية.
المسؤوليات
عامة:
- إن فهم وتوصيل/إبلاغ جميع سياسات الشركة والفندق وإجراءات التشغيل القياسية للزملاء هو جزء من دورك الوظيفي.
- تتطلب مدونة قواعد السلوك الخاصة بمجموعة ماندرين أورينتال (MOHG) أن تتوافق جميع الأنشطة والقرارات التجارية مع القانون العام، ومع جميع القواعد واللوائح والمتطلبات الأخرى.
- إن الفهم الكامل والدعم لجميع جوانب السياسة الاستراتيجية للموارد البشرية لماندرين أورينتال، الدوحة هو جزء من استراتيجيتك.
- إن تقديم الدعم الكامل لجميع أنشطة التعلم والتطوير هو جزء من دورك ومسؤوليتك.
- ضمان اتباع جميع معايير LQE وMOQA وForbes بشكل مستمر.
- يجب عليك اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لحماية المعلومات المخزنة، وعدم إفشاء أو نقل أي بيانات شخصية تتعلق بالضيوف أو العملاء أو الزملاء، أو أي معلومات سرية تتعلق بالفندق إلا مع السلطة المناسبة.
- يُعد استخدام شبكة الفندق أو أجهزة الكمبيوتر أو الوصول إلى الإنترنت بشكل يراه الفندق غير معقول أو غير ملائم، مثل القمار أو غرف الدردشة أو المواد الإباحية، انتهاكاً جسيماً لسياسة الفندق وموجباً للفصل الفوري.
- دعم والالتزام بجميع السياسات والإجراءات المتعلقة بالسلامة والأمان والاستدامة في ماندرين أورينتال.
- ضمان الامتثال لسياسة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بـ MOHG، أي أن تكون مسؤولاً بالكامل عن المحتوى الذي تنشره على أي منصة تواصل الاجتماعي، بما في ذلك موقعك الشخصي.
- تتبع ماندرين أورينتال، الدوحة سياسة عدم التسامح المطلق مع جميع أشكال التحرش أو التمييز، أي أنه يُحظر تماماً التمييز على أساس الجنس، أو الإعاقة، بما في ذلك الحالة البدنية أو الطبية، أو العرق، أو اللون، أو الدين، أو الأصل القومي، أو النسب، أو المواطنة، أو العمر، أو التوجه الجنسي، أو الحالة الاجتماعية، أو لأي سبب آخر.
- العمل كسفير للفندق في جميع الأوقات.
- القيام بأي مهام إضافية تطلبها الإدارة، والمتعلقة بالأنشطة التشغيلية للفندق.
المسؤوليات القسمية
- مسؤول عن العمليات اليومية للمنتجع الصحي والعافية بما في ذلك التفاعلات مع الضيوف والزملاء.
- تخطيط جداول عمل موظفي استقبال المنتجع الصحي والعاملين فيه استراتيجياً بناءً على الاحتياجات التشغيلية.
- أخذ حجوزات المنتجع الصحي والرد على استفسارات الضيوف عند الضرورة.
- يجب إجراء جولات تفقدية يومية لضمان معالجة جميع إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) ومهام مدير الخدمة (MOD) في جميع أنحاء المنتجع الصحي والعافية.
التركيز على الضيوف
- التعامل مع استفسارات الضيوف عبر الهاتف والبريد الإلكتروني وشخصياً.
- التأكد من معالجة جميع استفسارات الضيوف في غضون 12 ساعة.
- قراءة الملاحظات الخاصة بكل موعد والتأكد من عدم وجود أخطاء. والتأكد أيضاً من أن المواعيد في التسلسل الصحيح. تعظيم الإيرادات من خلال تنظيم توفر المعالجين.
- في حالة غياب المدير العام للمنتجع الصحي والعافية، التقاء الشخصيات الهامة والصحفيين والضيوف المدعوين.
- تنظيم متسوقين خفيين داخليين وخارجيين للمساعدة في زيادة معايير الجودة والحفاظ على اتساقها.
العلاقات مع الزملاء
- إجراء تدريبات تنشيطية لموظفي استقبال المنتجع الصحي وموظفي الخدمة. تتضمن التدريبات التنشيطية إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) الخاصة بالقسم.
- مراجعة جميع القوائم التفقدية لإجراءات التشغيل القياسية لجميع الزملاء للتأكد من أنها منتظمة وتتبع ساعات التدريب. تحديث مصفوفة التدريب وفقاً لذلك.
- إرسال خطط التدريب الشهرية إلى مدير التعلم والتطوير.
المهام الإدارية
- مسؤول عن جرد مبيعات التجزئة للمنتجع الصحي في نهاية الشهر وتقديم التقارير إلى المدير العام للمنتجع الصحي والعافية.
- المساعدة في تقارير إغلاق نهاية الشهر في حالة غياب المدير العام للمنتجع الصحي والعافية.
- ضمان إعادة تعبئة وعرض منتجات التجزئة في المنتجع الصحي وبوتيك المنتجع الصحي بشكل كامل وجذاب في جميع الأوقات.
- إنشاء طلبات الشراء اللازمة في نظام Moreton Bay لجميع منتجات التجزئة والمنتجات المهنية.
- صيانة وتحديث قاعدة بيانات الضيوف في نظام SpaSoft. وإرسال قائمة قاعدة بيانات الضيوف إلى إدارة الاتصالات التسويقية مرتين في الشهر.
مهام إضافية
الهندسة والصيانة
- الفحص المستمر للمعدات والمرافق لضمان السلامة ومنع فقدان المعدات بسبب الإهمال أو البلاء. التأكد من أن جميع العمليات متوافقة مع إرشادات السلامة والأمان والاستدامة.
مراجعة تقرير أوامر العمل في نظام HOTSOS والتأكد من إجراء المتابعات اللازمة عند الحاجة.