Operate the end-to-end reservations and events facilitation desk: scoping, RFQs, PO support in Fusion, lead-time management, exception routing to PD/DOA. Govern preferred-hotel usage venue priority; track exceptions/approvals. Run vendor performance reviews (rate adherence, availability, SLAs, guest feedback) and drive savings/benefits realization against BPA terms. Maintain an annual demand/cost forecast; publish monthly MIS (lead times, fills, savings, NPS, exception log). Ensure risk/audit readiness: document trails, policy controls (500k thresholds when outside BPAs), data accuracy. Manage vendor relationships with hotel and venue portfolios across Qatar to always ensure best value for the organization and on time delivery of services irrespective of exigencies or black out dates. Provide consultation and guidance to PD service acquisition team for any PRs within their purview relating to hotel specific requirements. Other reasonable tasks as assigned by supervisor
Desired Candidate Profile
Bachelors in Hospitality/Hotel/Tourism/Business; Masters or professional membership preferred. 2-5 years of relevant full-time work experience in hotel/events procurement or reservations management with BPA governance and stakeholder management. Strong commercial acumen, analytics/MIS, and vendor management; systems: MS Office, ERP (Fusion). Excellent writing skills with the ability to draft and edit a variety of written reports and communications and to articulate ideas clearly and concisely; Arabic proficiency is an advantage Proficiency in MS Office applications
تشغيل مكتب حجوزات الفعاليات من البداية إلى النهاية: تحديد النطاق، طلبات عروض الأسعار (RFQs)، دعم أوامر الشراء (PO) في نظام Fusion، إدارة وقت التسليم، توجيه الاستثناءات إلى قسم المشتريات/قسم العمليات. الإشراف على أولوية استخدام الفنادق المفضلة؛ تتبع الاستثناءات/الموافقات. إجراء مراجعات أداء البائعين (التزام الأسعار، التوفر، اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)، تعليقات الضيوف) ودفع تحقيق التوفير/الفوائد وفقًا لشروط اتفاقيات الشراء (BPA). إعداد توقعات سنوية للطلب/التكلفة؛ نشر تقارير الإدارة الشهرية (MIS) (أوقات التسليم، معدلات الحجز، التوفير، صافي نقاط الترويج (NPS)، سجل الاستثناءات). ضمان الجاهزية للمخاطر/المراجعة: مسارات الوثائق، ضوابط السياسات (عتبات 500 ألف ريال خارج اتفاقيات الشراء (BPAs))، دقة البيانات. إدارة علاقات البائعين مع محفظة الفنادق والأماكن في قطر لضمان أفضل قيمة للمنظمة وتقديم الخدمات في الوقت المحدد بغض النظر عن الظروف الطارئة أو تواريخ الحظر. تقديم الاستشارات والإرشاد لفريق اكتساب خدمات قسم المشتريات لأي طلبات شراء (PRs) ضمن نطاق مسؤوليتهم المتعلقة بمتطلبات الفنادق المحددة. المهام الأخرى المعقولة التي يكلف بها المشرف.
الملف الشخصي المرغوب للمرشح
بكالوريوس في الضيافة/الفنادق/السياحة/الأعمال؛ يفضل الحصول على درجة الماجستير أو العضوية المهنية. من 2 إلى 5 سنوات من الخبرة العملية بدوام كامل في مجال توريد/حجز الفعاليات أو إدارة الحجوزات مع الإشراف على اتفاقيات الشراء (BPA) وإدارة أصحاب المصلحة. مهارات تجارية قوية، تحليلات وتقارير إدارة (MIS)، وإدارة البائعين؛ أنظمة: مايكروسوفت أوفيس، نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) (Fusion). مهارات كتابة ممتازة مع القدرة على إعداد وتحرير مجموعة متنوعة من التقارير والاتصالات المكتوبة، والتعبير عن الأفكار بوضوح واختزالها؛ proficiency في اللغة العربية هو ميزة. إتقان تطبيقات مايكروسوفت أوفيس.