الوصف الوظيفي
نظرة عامة على الوظيفة:
طور المساعد الإداري الرئيسي الأول نطاقًا و/أو عمقًا من المهارات في مجموعة من العمليات والإجراءات والنظم الإدارية، ويمكنه العمل كخبير فني في مجال ما. وهو مسؤول عن جمع البيانات وتحليلها لتحديد وحل المشكلات التي تنشأ دون وجود سابقة أو بسوابق قليلة.
المسؤوليات
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
- تقديم دعم تنفيذي رفيع المستوى لنائب الرئيس جنبًا إلى جنب مع أعضاء الفريق المتواجدين في مواقع متعددة داخل الولايات المتحدة ودوليًا
- إعداد العروض التقديمية وجداول البيانات، وتجميع البيانات للتقارير والمستندات
- إعداد وتوزيع المذكرات والرسائل والفاكسات والنماذج
- إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية
- إدارة التقويمات والجداول الزمنية للفريق
- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد
- تنظيم ترتيبات السفر لكبار المدراء مثل حجز الرحلات الجوية والفنادق ووسائل النقل وما إلى ذلك
- تخطيط خطط السفر المحلية والدولية
- تتبع المصروفات وإعداد التقارير الخاصة بها للفريق
- القيام بالواجبات الإدارية مثل الحفظ، والكتابة، والنسخ، والتجليد، والمسح الضوئي، وما إلى ذلك
- الاحتفاظ بسجلات إجازات الموظفين المحدثة للفريق
- الاحتفاظ بقوائم الاتصال
- طلب المستلزمات المكتبية
- الحفاظ على مستويات عالية من السرية
المؤهلات
المؤهلات الأساسية والتعليم:
- تعد درجة البكالوريوس ميزة إضافية
- خبرة إدارية لا تقل عن 5 سنوات
- يجب إثبات الإتقان في استخدام مجموعة برامج Microsoft Office (مهارات قوية في Excel)
- مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي
- مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتنظيم
- مهارات تحليلية قوية
- القدرة الممتازة على العمل ضمن فريق
- تعد الخبرة في العمل كجزء من فريق الاتصالات أو التسويق ميزة إضافية
نبذة عنا
إن ابتكارنا يدعم الحياة اليومية. معًا، أقمنا بعضًا من أكثر الشراكات الموثوقة عبر سلسلة قيمة الطاقة لتحويل ما كان مجرد فكرة إلى واقع: مد البنية التحتية تحت البحر على عمق آلاف الأقدام تحت مستوى سطح البحر، وتثبيت المنصات على بعد مئات الأميال من الشاطئ، واستخدام خبرتنا لتصميم وبناء البنية التحتية لطاقة الرياح البحرية، وإعادة تشكيل المشهد البري لتوفير منتجات الطاقة التي يحتاجها العالم بأمان واستدامة.
لأكثر من 100 عام، جعلنا المستحيل ممكنًا. واليوم، نقود التحول في مجال الطاقة مع أكثر من 30,000 من ألمع العقول في 54 دولة.
Job Description
Job Overview:
The Senior Principal Administrative Asst has developed breadth and/or depth of skills in a range of administration processes, procedures, and systems, and can act as a technical expert in an area. They are responsible for gathering and analyzing data to identify and solve problems that arise with little or no precedent.
Responsibilities
Key Tasks and Responsibilities:
- Provide high-level executive support for the Vice President along with team members based in multiple US and International locations
- Prepare presentations, and spreadsheets, compile data for reports and documents
- Produce and distribute correspondence memos, letters, faxes, and forms
- Research and create presentations
- Manage calendars and schedules for the team
- Organize and schedule meetings and appointments
- Organize travel arrangements for senior managers such as booking flights, hotels, transportation, etc.
- Plan domestic and international travel itineraries
- Expense tracking and reporting for the team
- Carry out administrative duties such as filing, typing, copying, binding, scanning, etc.
- Maintain up-to-date employee holiday records for the team
- Maintain contact lists
- Order office supplies
- Maintain high levels of confidentiality
Qualifications
Essential Qualifications and Education:
- Bachelor’s Degree is a plus
- Minimum of 5 years of administrative experience
- Must possess a demonstrated proficiency in Microsoft Office Suite (strong Excel skills)
- Excellent written and verbal communication skills
- Excellent interpersonal and organizational skills
- Strong analytical skills
- Excellent team player
- Experience working as part of a Communications or Marketing team is a plus
About Us
Our ingenuity fuels daily life. Together, we’ve forged some of the most trusted partnerships across the energy value chain to make what was once just an idea a reality: laying subsea infrastructure thousands of feet below sea level, installing platforms hundreds of miles from shore, using our expertise to design and build offshore wind infrastructure, and reshaping the onshore landscape to deliver the energy products the world needs safely and sustainably.
For more than 100 years, we've been making the impossible possible. Today, we're driving the energy transition with more than 30,000 of the brightest minds across 54 countries.