المسمى الوظيفي: مسؤول أقدم للتوثيق الفني
المدة: 24 شهرًا
جدول العمل: 5 أيام في الأسبوع
الموقع: رأس لفان، قطر
الهدف من الوظيفة
- تقديم المعرفة بالتخصص والتنسيق مع أعضاء الفريق في تطوير مشروع LOTS ودعمه وتنفيذه.
- المساعدة في إعداد التقارير والتحليلات الداخلية للإدارة.
- إجراء إدخالات نظام SAP واستخراج التقارير منه ومن لوحات المعلومات (Dashboards).
- إعداد التقارير والعروض التقديمية وما إلى ذلك للإدارة وأصحاب المصلحة الآخرين.
- تقديم مستوى عالٍ من التنسيق/الأداء لمختلف أنشطة الدعم الإداري والكتابي ضمن مشروع LOTS وإدارة إدارة المشاريع.
سياق الوظيفة والتحديات الرئيسية
- القدرة على شرح الإجراءات والشكليات الرسمية.
- تقديم الدعم لمجالات عمل متعددة في الوقت المناسب.
- إتقان وحدة SAP ESM / MM لإجراء المعاملات ذات الصلة بدقة.
- تحديد المشكلات المتعلقة بالنظام ومعالجتها والتي قد تؤثر على إصدار الطلبات وورقات دخول الخدمة (Service Entry Sheets) والمدفوعات.
- لفت الانتباه إلى متطلبات العمل والمشكلات المعلقة لحلها.
المسؤوليات الوظيفية الرئيسية
- إدارة عملية المراسلات الواردة والصادرة، وضمان إتمام أنشطة الاستلام والتسجيل والتوزيع في الوقت المناسب وبطريقة منظمة.
- إدارة نظام الأرشفة لجميع الوثائق، بما يضمن استرجاعها بسرعة وسهولة عند الحاجة.
- المساعدة في إعداد مختلف الوثائق والتقارير لموظفي القسم، وضمان إكمال التحديثات وإصدارها في الوقت المحدد.
- تجميع حزم الوثائق، وإعداد النسخ الخاضعة للرقابة وغير الخاضعة للرقابة للتوزيع، والاحتفاظ بالسجلات والتحقق من دقتها قبل إصدارها.
- مراقبة قواعد البيانات وإعداد تقارير دورية عن حالة القضايا الرئيسية.
- تنظيم الاجتماعات، والمساعدة في إعداد محاضر الاجتماعات والتقارير الشهرية عن الحالة، وضمان توزيعها على الجهات المعنية.
- التنسيق مع إدارات الشركة للحفاظ على الإدارة الفعالة للتوثيق ومتطلبات الأرشفة.
- فهم واستخدام سياسات وإجراءات نظام إدارة المشاريع (PMS).
- الحفاظ على حفظ المراسلات والسجلات بشكل صحيح لأغراض التدقيق.
- المشاركة في تطوير وتدقيق وتحسين وتطبيق عمليات وتدفقات العمل.
المؤهلات
- يُفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال من جامعة معترف بها.
- خبرة عمل ذات صلة لمدة 3 سنوات في إدارة قواعد البيانات و/أو مستودعات ملفات البيانات.
- خبرة لمدة سنة واحدة في بيئة الجدولة وإدارة التقويم.
- إتقان ممتاز لاستخدام الكمبيوتر، مع كفاءة عالية في:
- MS Word
- MS Excel
- MS PowerPoint
- MS Outlook
- تعد معرفة برامج MS Access ميزة إضافية.
- معرفة نظام SAP إلمامًا إلزاميًا
يُشجع المرشحون المهتمون على إرسال سيرتهم الذاتية إلى
[اضغط هنا لمشاهدة البريد اﻹلكتروني]نرحب بالتوصيات أيضًا — لا تتردد في مشاركة هذه الفرصة مع المهنيين المؤهلين في شبكتك.
Job Title: Senior Technical Documentation Administrator
Duration: 24 months
Schedule: 5 days per week
Location: Ras Laffan, Qatar
Job Purpose
- Provide domain knowledge and co-ordinate with team members in developing, supporting and executing LOTS project.
- Assist in preparing management internal reports and analysis.
- Carry out SAP entries and generate reports from SAP and dashboards.
- Prepare reports, presentations, etc. for management and other stakeholders.
- Provide a high level of co-ordination/performance of various administrative and clerical support activities within LOTS and Projects Management Administration.
Job Context & Major Challenges
- Should be able to explain procedural formalities.
- Provide support to multiple business areas on a timely basis.
- Proficient in SAP ESM / MM module to carry out related transactions accurately.
- Identify and address system-related issues which may affect release of orders, Service Entry Sheets and payments.
- Bring work requirements and pending issues to attention for resolution.
Key Job Accountabilities
- Administer the incoming and outgoing correspondence process, ensuring receiving, registering and distribution activities are completed in a timely and orderly manner.
- Administer a filing system for all documentation, ensuring fast and easy retrieval when required.
- Assist Division staff in preparing various documents and reports, ensuring updates are completed and issued on time.
- Assemble document packages, prepare controlled and uncontrolled copies for distribution, maintain records and verify accuracy before release.
- Monitor databases and generate regular reports on the status of key issues.
- Organize meetings, assist in the preparation of minutes of meetings and monthly status reports, and ensure distribution to relevant parties.
- Liaise with company departments to maintain effective documentation management and archiving requirements.
- Understand and utilize Projects Management System (PMS) policies and procedures.
- Maintain proper filing of records for audit purposes.
- Participate in the development, review, improvement and implementation of business processes and workflows.
Qualifications
- Bachelor of Business Administration degree from a recognized university is preferred.
- 3 years of relevant work experience in database and/or data file repository management.
- 1 year of experience in a Scheduling & Calendar Management environment.
- Excellent computer literacy, with high proficiency in:
- MS Word
- MS Excel
- MS PowerPoint
- MS Outlook
- Knowledge of MS Access is an advantage.
- SAP knowledge is mandatory
Interested candidates are encouraged to send their CV to
[اضغط هنا لمشاهدة البريد اﻹلكتروني]Referrals are welcome too—feel free to share this opportunity with qualified professionals in your network.