وصف الوظيفة
الأدوار والمسؤوليات
عنا: كيف أصبحت Web Summit، وفقًا لفوربس، أفضل مؤتمر تقني على الكوكب؟ روابط ذات مغزى. فعالياتنا التقنية لا تفوت لأنها تسهل الالتقاء والتواصل بين الأشخاص المناسبين. الجميع في Web Summit يعمل نحو هذا الهدف. ونحن بدأنا للتو بالخطوة. نحن دائماً نسعى لبناء الأثر الذي حققناه بالفعل في Web Summit. في السنوات القادمة سننقل Web Summit إلى أسواق جديدة، مع تعزيز الربط العالمي، وإبراز القضايا الهامة وربط القادة العالميين، وكل ذلك مع إحداث تأثير إيجابي على البيئة والمجتمعات التي نلتقي بها. لبناء شركة أفضل، علينا تحسين أنفسنا. نحقق ذلك من خلال العثور على أكثر الأشخاص طموحاً للعمل معنا. الفريق: Web Summit ينتج أفضل المؤتمرات التكنولوجية في العالم. مع توسع حضورنا حول العالم، نحتاج الآن إلى منسق مشروع لدعم إدارة البلد وفرق الأحداث الحية في قطر، لمساعدتنا في تعزيز شراكة مزدهرة وناجحة.
ما الذي ستحققه في Web Summit: الإشراف وتتبع جميع مشاريع إدارة البلد، وضمان التسليم في الوقت المحدد وفق المعالم والمهل المتفق عليها. تطوير وصيانة خطط مشاريع تفصيلية، والجداول الزمنية، والمتتبعات، وتقارير الحالة الدورية. تنسيق سير العمل عبر الفرق الداخلية، وأصحاب المصلحة رفيعي المستوى، والشركاء الاستراتيجيين، والبائعين الخارجيين. دعم إعداد عروض تقديمية عالية الجودة، وتقارير، ومواد إحاطة للقيادة. ضمان الدقة، والاتساق، والتنسيق الاحترافي لجميع المستندات والمواد. دعم التواصل والتنسيق المستمر مع أصحاب المصلحة الرئيسيين، مع ضمان المتابعات والردود في الوقت المناسب. المساعدة في إدارة متطلبات البروتوكول والالتزام بالمعايير المحلية والتوقعات. الحفاظ على علاقات عمل قوية مع النظراء الداخليين والخارجيين لدعم التنفيذ السلس للأولويات. ما ستقوم به: قيادة سلاسل العمل الإدارية المتعلقة بعمليات الاعتماد، والمتطلبات عالية المستوى الموجهة تجاه أصحاب المصلحة، ولوجستيات الحدث. ستقوم بتنسيق فواتير النسخ الورقية، وتقديم المستندات، والموافقات، والمراسلات الرسمية. ستضمن إكمال جميع المخرجات التشغيلية والإدارية بدقة وكفاءة وفي الوقت المحدد. ستدعم تخطيط الإنتاج والتنسيق للفعاليات والمشروعات كما يلزم. ستوفر دعماً تشغيلياً ميدانياً خلال فترات الحدث الرئيسية.
المرشح المثالي
- متمكن من اللغة الإنجليزية والعربية (قراءة وكتابة وتحدثاً)
- خبرة 5+ سنوات في تنسيق المشاريع، العلاقات العامة، إدارة الفعاليات، الدعم التنفيذي، أو مجال ذي صلة
- يفضل خبرة سابقة في إدارة علاقات أصحاب مصلحة رفيعي المستوى
- خبرة في فعاليات كبيرة النطاق، مؤتمرات، أو منظمات دولية
- منظم للغاية وذو اهتمام استثنائي بالتفاصيل وقدرة عالية على تعدد المهام
- مهارات قوية في PowerPoint وبناء العروض التقديمية
- مهارات مكتوبة ومحادثة ممتازة بالإنجليزية والعربية
- القدرة على إدارة أولويات ومواعيد متعددة في بيئة سريعة الإيقاع
- استباقي، موثوق، وقادر على العمل بشكل مستقل مع إشراف محدود
- رغبة قوية في التعلم والتكيف والتطور ضمن بيئة ديناميكية
- خبرة في الإدارة، التنسيق، الفعاليات، أو الإنتاج تعتبر ميزة قوية