ROLE PURPOSE
Single point of control for accounting, management reporting, HR records and office administration across the group’s entities. Ensures accurate, timely invoicing and collection, correct WPS payroll, valid staff and company documents, and a reliable monthly reporting pack and cash forecast for management.
1. ACCOUNTS AND FINANCE (approx. 40%)
• Orders and invoicing: Log LPOs and contracts (value, milestones, terms, retention); raise POs; invoice on Zoho with client-required support; keep the invoice register and proof of submission.
• Receivables and payables: Maintain ageing; chase overdues weekly; manage the PDC diary; process supplier and subcontractor invoices against POs; flag payments due before related receipts.
• Books and reconciliation: Post entries; reconcile bank, petty cash, customer, supplier and inter-company accounts monthly; maintain the fixed asset register; support the audit.
• Payroll and statutory: Run monthly payroll and WPS uploads; issue payslips; maintain end-of-service and leave provisions; coordinate VAT/GST, withholding tax and statutory filings per entity.
2. MIS AND REPORTING (approx. 20%)
• Monthly pack by the 10th: P&L, balance sheet, cash, ageing, exceptions note and consolidated group view.
• Job profitability per project and retainer: revenue, cost, WIP, invoiced, margin, budget against actual.
• Rolling 13-week cash forecast by entity, flagging shortfalls four weeks ahead; collection forecast by invoice.
• Monthly retainer and utilisation report; ad hoc schedules for management, banks, auditors or investors, with a full audit trail.
3. HUMAN RESOURCES (approx. 20%)
• Maintain confidential personnel files and the employee database.
• Track expiry of IDs, visas, health cards and company licences; alert management 60 days ahead; renew via the PRO.
• Handle onboarding, exits, attendance, leave, final settlements and HR letters; maintain the manpower deployment schedule.
4. ADMINISTRATION (approx. 20%)
• First point of contact for visitors, calls, mail and couriers.
• Run the office: maintenance, utilities, lease and insurance renewals, filing, visas and travel.
• Manage supplies, IT equipment and software licences, including reorders and stock counts.
• Maintain company registrations, licences, bank mandates, insurance and contracts with a renewal calendar.
KEY PERFORMANCE INDICATORS
• Invoices raised within 2 working days; none rejected for missing support.
• Reporting pack and reconciliations by the 10th; cash forecast updated weekly.
• Receivables over 90 days below 10%; zero unreconciled inter-company differences.
• Salaries 100% on time via WPS; zero expired documents or supply stock-outs.
REQUIREMENTS
• Bachelor’s in Accounting, Commerce or Business Administration; CA Inter, CMA or ACCA part-qualification an advantage.
• 4 to 6 years in combined accounts, reporting and admin in Qatar or the GCC, including WPS payroll; consultancy or project-based experience strongly preferred.
• Zoho Books, QuickBooks, Tally or Odoo with cost-centre accounting; advanced Excel, including cash flow modelling.
• Knowledge of Qatar Labour Law, WPS and multi-entity accounting; fluent English.
• Organised, accurate and discreet; meets deadlines unprompted and raises issues early.
AUTHORITY AND INTERNAL CONTROL
Prepares payments, payroll and cheques but cannot sign, release or approve them. Not a bank signatory and does not agree commercial terms. Reports any discrepancy to management the same day. Performs other reasonable duties as assigned.
- Department - Finance, MIS & Administration
- Reports to - Management
- Location - Doha, Qatar
- Employment - Full-time, permanent
الغرض من الوظيفة
نقطة التحكم المركزية للمحاسبة، والتقارير الإدارية، وسجلات الموارد البشرية، والشؤون الإدارية للمكتب عبر كيانات المجموعة. يضمن إصدار الفواتير وتحصيلها بدقة وفي الوقت المناسب، ومعالجة رواتب نظام حماية الأجور (WPS) بشكل صحيح، وصلاحية وثائق الموظفين والشركة، وتقديم حزمة تقارير شهرية وتوقعات تدفقات نقدية موثوقة للإدارة.
1. الحسابات والمالية (تقريباً 40%)
• الطلبات وإصدار الفواتير: تسجيل أوامر الشراء المحلية (LPOs) والعقود (القيمة، المراحل الرئيسية، الشروط، المبالغ المحتجزة)؛ إصدار أوامر الشراء (POs)؛ إصدار الفواتير على برنامج Zoho مع المرفقات المطلوبة من العملاء؛ الاحتفاظ بسجل الفواتير وإثباتات التسليم.
• الحسابات المدينة والدائنة: متابعة أعمار الديون؛ تحصيل المبالغ المتأخرة أسبوعياً؛ إدارة دفتر الشيكات مؤجلة الدفع (PDC)؛ معالجة فواتير الموردين ومقاولي الباطن مقارنة بأوامر الشراء؛ التنبيه للمدفوعات المستحقة قبل المقبوضات ذات الصلة.
• الدفاتر والمطابقات المحاسبية: ترحيل القيود؛ إجراء المطابقات الشهرية لحسابات البنك، والنثرية، والعملاء، والموردين، والحسابات البينية بين الشركات؛ تحديث سجل الأصول الثابتة؛ تقديم الدعم لعمليات التدقيق.
• الرواتب والالتزامات القانونية: إعداد الرواتب الشهرية ورفع ملفات نظام حماية الأجور (WPS)؛ إصدار قسائم الرواتب؛ إدارة مخصصات مكافأة نهاية الخدمة والإجازات؛ التنسيق بشأن ضريبة القيمة المضافة/السلع والخدمات، والضريبة المستقطعة عند المباشرة، والإقرارات القانونية لكل كيان.
2. نظم المعلومات الإدارية والتقارير (تقريباً 20%)
• الحزمة الشهرية بحلول اليوم العاشر: الأرباح والخسائر (P&L)، الميزانية العمومية، النقدية، أعمار الديون، ملاحظة الاستثناءات، والرؤية المجمعة للمجموعة.
• ربحية الأعمال لكل مشروع وعقد احتفاظ (retainer): الإيرادات، التكلفة، الأعمال قيد التنفيذ (WIP)، المبالغ المفوترة، الهامش، والميزانية مقابل الفعلي.
• توقعات التدفقات النقدية المتجددة لمدة 13 أسبوعاً حسب الكيان، مع التنبيه للنقص قبل 4 أسابيع؛ وتوقعات التحصيل حسب الفاتورة.
• تقرير عقود الاحتفاظ الشهرية والاستغلال؛ والتقارير الخاصة عند الطلب للإدارة، أو البنوك، أو المدققين، أو المستثمرين، مع مسار تدقيق كامل.
3. الموارد البشرية (تقريباً 20%)
• الاحتفاظ بملفات الموظفين السرية وقاعدة بيانات الموظفين.
• متابعة انتهاء صلاحية الهويات، والتأشيرات، والبطاقات الصحية، وتراخيص الشركة؛ تنبيه الإدارة قبل 60 يوماً؛ والتجديد عن طريق المندوب (PRO).
• إدارة إجراءات التعيين، وإنهاء الخدمة، والحضور، والإجازات، والتسويات النهائية، ومراسلات الموارد البشرية؛ وتحديث جدول توزيع القوى العاملة.
4. الشؤون الإدارية (تقريباً 20%)
• نقطة التواصل الأولى للزوار، والمكالمات، والبريد، والشركات الناقلة.
• إدارة المكتب: الصيانة، الخدمات العامة، تجديد عقود الإيجار والتأمين، الأرشفة، التأشيرات، وترتيبات السفر.
• إدارة المستلزمات، ومعدات تكنولوجيا المعلومات، وتراخيص البرامج، بما في ذلك إعادة الطلب وجرد المخزون.
• الاحتفاظ بسجلات الشركة، والتراخيص، والتفويضات البنكية، والتأمين، والعقود مع جدول زمني للتجديد.
مؤشرات الأداء الرئيسية
• إصدار الفواتير في غضون يومي عمل؛ وعدم رفض أي فاتورة بسبب نقص المرفقات.
• تقديم حزمة التقارير والمطابقات بحلول اليوم العاشر؛ وتحديث توقعات التدفقات النقدية أسبوعياً.
• الحسابات المدينة التي تجاوزت 90 يوماً أقل من 10%؛ وصفر فروقات غير مطابقة في الحسابات البينية بين الشركات.
• صرف الرواتب بنسبة 100% في الوقت المحدد عبر نظام حماية الأجور (WPS)؛ وصفر وثائق منتهية الصلاحية أو نفاد في المستلزمات.
المتطلبات
• درجة البكالوريوس في المحاسبة، أو التجارة، أو إدارة الأعمال؛ وتعتبر المؤهلات الجزئية مثل CA Inter أو CMA أو ACCA ميزة إضافية.
• خبرة من 4 إلى 6 سنوات تجمع بين المحاسبة، والتقارير، والإدارة في قطر أو دول مجلس التعاون الخليجي، بما في ذلك رواتب نظام حماية الأجور (WPS)؛ وتفضل بشدة الخبرة في مجال الاستشارات أو المشاريع.
• إتقان Zoho Books أو QuickBooks أو Tally أو Odoo مع محاسبة مراكز التكلفة؛ وإتقان متقدم لبرنامج Excel بما في ذلك نمذجة التدفقات النقدية.
• معرفة بقانون العمل القطري، ونظام حماية الأجور (WPS)، والمحاسبة متعددة الكيانات؛ وإتقان اللغة الإنجليزية.
• منظم، ودقيق، وكتوم؛ يلتزم بالمواعيد النهائية تلقائياً ويثير المشكلات في وقت مبكر.
الصلاحيات والرقابة الداخلية
إعداد المدفوعات والرواتب والشيكات دون امتلاك صلاحية التوقيع أو الإصدار أو الاعتماد. ليس مخولاً بالتوقيع البنكي ولا يتفق على الشروط التجارية. إبلاغ الإدارة بأي فروقات في نفس اليوم. أداء أي مهام أخرى معقولة يتم التكليف بها.
- القسم - المالية ونظم المعلومات الإدارية والشؤون الإدارية
- يرفع التقارير إلى - الإدارة
- الموقع - الدوحة، قطر
- نوع التوظيف - دوام كامل، دائم