Role Summary
We need an experienced AP professional to handle end-to-end payables for large strategic, telecom-carrier and related-party vendors. The work covers invoice-to-PO/GRN matching, advance offsets and netting, vendor reconciliations, withholding tax checks and payment follow-up. The role deals directly with vendors, internal budget owners and Tax.
Key Responsibilities
1. Invoice Processing and PO/GRN Matching
Validate vendor invoices against POs and GRNs in the ERP, and send invoice batches for validation.
Follow up with PO owners and requesters when a GRN is missing, wrong or not showing in the system. Escalate urgent cases that vendors are chasing.
Work with the ERP/support team on system issues, for example GRNs approved but not visible to Accounts.
Monitor the vendor portal. Ask vendors to upload missing invoices against the right PO and currency, and send invoice split breakdowns when needed.
2. Advance Offsets, Netting and Payments
Prepare advance-payment offsets (e.g., for major equipment and media vendors) and submit them for approval.
Prepare monthly carrier netting (e.g., international telecom operators) and get the signed netting memos.
Prepare payable lists of invoices due for payment and confirm payment status and remittances with Treasury.
Track outstanding balances for key vendors, report balances ready for offset to senior management, and support payment plans.
3. Vendor Reconciliations and Month-End Close
Reconcile vendor Statements of Account (SOA) with the AP trial balance (AP control account and WHT/retention account) every month, and explain the differences.
Prepare the monthly Related Parties Balance schedule for review and approval.
Resolve vendor queries on outstanding invoices, overdue balances and bank-detail mismatches.
4. Tax and Compliance
Do Withholding Tax (WHT) assessments on foreign vendor POs. Collect the service details from business users and get advice from the Tax team.
Keep documentation complete and audit-ready, and follow internal controls (ICOFR).
5. Stakeholder Coordination
Work daily with internal budget owners, Procurement, Treasury, Tax and IT/ERP support.
Communicate professionally in writing with local and international vendors.
Desired Candidate Profile
Bachelor's degree in Accounting or Finance. CPA/CMA/ACCA preferred.
5+ years of AP experience, ideally in telecom or a large multinational.
Hands-on ERP experience (P2P cycle: PO, GRN, invoice, payment). [Add your specific ERP]
Strong in vendor reconciliations, advance offsets, intercompany/related-party balances and carrier netting.
Working knowledge of Qatar Withholding Tax.
Advanced Excel (lookups, pivots, reconciliations).
Strong follow-up and communication skills in English. Arabic is a plus.
Able to handle high volumes and urgent escalations under deadlines.
ملخص الدور الوظيفي
نحن بحاجة إلى أخصائي حسابات دائنة ذي خبرة للتعامل مع الذمم الدائنة الشاملة للموردين الاستراتيجيين الكبار، ومشغلي الاتصالات، والأطراف ذات الصلة. يشمل العمل مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء/إشعارات استلام البضائع (PO/GRN)، ومقاصة الدفعات المقدمة والمقاصة المالية، وتسويات الموردين، والتحقق من ضريبة الاستقطاع من المبدأ، ومتابعة المدفوعات. يتعامل هذا الدور بشكل مباشر مع الموردين، وأصحاب الميزانيات الداخليين، وفريق الضرائب.
المسؤوليات الرئيسية
1. معالجة الفواتير ومطابقة أمر الشراء/إشعار استلام البضائع (PO/GRN)
التحقق من صحة فواتير الموردين ومطابقتها مع أوامر الشراء وإشعارات استلام البضائع في نظام ERP، وإرسال مجموعات الفواتير للتحقق منها.
متابعة مسؤولي أوامر الشراء وطالبي الخدمة عند نقص إشعار استلام البضائع أو وجود خطأ فيه أو عدم ظهوره في النظام. وتصعيد الحالات العاجلة التي يتابعها الموردون.
العمل مع فريق دعم/نظام ERP لمعالجة مشكلات النظام، مثل إشعارات استلام البضائع المعتمدة ولكنها غير ظاهرة للحسابات.
مراقبة بوابة الموردين. ومطالبة الموردين بتحميل الفواتير المفقودة مقابل أمر الشراء والعملة الصحيحين، وإرسال تفاصيل تقسيم الفواتير عند الحاجة.
2. مقاصة الدفعات المقدمة والمقاصة المالية والمدفوعات
إعداد مقاصة الدفعات المقدمة (على سبيل المثال، لكبار موردي المعدات ووسائل الإعلام) وتقديمها للاعتماد.
إعداد المقاصة الشهرية لمزودي خدمات الاتصالات (مثل مشغلي الاتصالات الدوليين) والحصول على مذكرات المقاصة الموقعة.
إعداد قائمة الفواتير المستحقة للدفع والتأكد من حالة الدفع والتحويلات مع الخزينة.
تتبع الأرصدة المستحقة للموردين الرئيسيين، وتقديم تقارير بالأرصدة الجاهزة للمقاصة إلى الإدارة العليا، ودعم خطط الدفع.
3. تسويات الموردين وإغلاق نهاية الشهر
مطابقة كشوف حسابات الموردين (SOA) مع ميزان مراجعة الحسابات الدائنة (حساب المراقبة للدائنين وحساب ضريبة الاستقطاع/الاستقطاعات) شهريًا، وتوضيح الفروقات.
إعداد جدول أرصدة الأطراف ذات الصلة الشهري للمراجعة والاعتماد.
معالجة استفسارات الموردين بشأن الفواتير المستحقة، والأرصدة المتأخرة، وعدم تطابق البيانات المصرفية.
4. الضرائب والامتثال
إجراء تقييمات ضريبة الاستقطاع من المبدأ (WHT) على أوامر الشراء الخاصة بالموردين الأجانب. وجمع تفاصيل الخدمات من مستخدمي الأعمال والحصول على المشورة من فريق الضرائب.
الحفاظ على اكتمال التوثيق وجاهزيته للتدقيق، والالتزام بضوابط الرقابة الداخلية (ICOFR).
5. التنسيق مع أصحاب المصلحة
المؤهلات والشروط المطلوبة في المرشح
درجة البكالوريوس في المحاسبة أو المالية. يُفضل الحصول على شهادة CPA/CMA/ACCA.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال الحسابات الدائنة، ويفضل أن تكون في قطاع الاتصالات أو شركة متعددة الجنسيات كبيرة.
خبرة عملية في استخدام أنظمة ERP (دورة الشراء حتى السداد P2P: أمر الشراء، إشعار استلام البضائع، الفاتورة، الدفع). [أضف نظام ERP الخاص بك]
خبرة قوية في تسويات الموردين، ومقاصة الدفعات المقدمة، وأرصدة المعاملات بين الشركات الشقيقة/الأطراف ذات الصلة، ومقاصة شركات الاتصالات.
معرفة عملية بقانون ضريبة الاستقطاع من المبدأ في دولة قطر.
مهارات متقدمة في برنامج Excel (الدوال البحثية Lookups، الجداول المحورية Pivots، والتسويات).
مهارات ممتازة في المتابعة والتواصل باللغة الإنجليزية. تعتبر اللغة العربية ميزة إضافية.
القدرة على التعامل مع أحجام عمل كبيرة والتصعيدات العاجلة تحت ضغط المواعيد النهائية.