نظرة عامة على الوظيفة
الوصف الوظيفي
يطبق أخصائي جدولة أطقم العمل معرفته المفاهيمية بجدولة أطقم العمل. مع مستوى متوسط من التوجيه والإرشاد من الزملاء والقيادة، يكون مسؤولاً عن حل مجموعة من مشكلات جدولة أطقم العمل البسيطة. وسيكون مسؤولاً عن تحليل الحلول الممكنة باستخدام الإجراءات القياسية وبناء المعرفة بالشركة والعمليات والعملاء. يفهم أخصائي جدولة أطقم العمل محركات الأعمال الرئيسية ويوظف هذه المعرفة لحل المشكلات في الحالات البسيطة من خلال تحليل الحلول الممكنة باستخدام الخبرة الفنية والتقدير والسوابق.
المسؤوليات
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- تنسيق عملية توظيف أطقم العمل البحرية، بما في ذلك المقابلات، والتحقق من المراجع، والفحوصات الطبية، ومعدات الحماية الشخصية، ورواتب الموظفين، ووثائق التهيئة والانضمام، مع تطبيق سياسات وإجراءات الموارد البشرية لشركة ماكديرموت
- التخطيط لإدارة كوفيد وتنسيق أطقم العمل لضمان الامتثال
- إعداد وصيانة وإدارة جدول الخدمات اللوجستية للعاملين في القطاع البحري
- حجز طائرات الهليكوبتر، والسفر، والإقامة، والتنقلات، والخدمات اللوجستية للسفر المرتبطة بها للعاملين في القطاع البحري
- تنسيق لوجستيات أطقم السفن الدولية
- تخطيط وتنفيذ لوجستيات سفر أطقم العمل المتنقلة من وإلى الموقع
- التنسيق مع الإداريين البحريين وفريق التجهيز واللوجستيات لضمان تسجيل جميع تحركات أطقم العمل بدقة
- التنسيق مع مقاولي الباطن لترتيب الموافقة على موظفي المقاولة من الباطن، والتدريب المطلوب للمشروع، والجداول الزمنية، والسفر، واللوجستيات
- تحديث وصيانة ملفات الموارد البشرية البحرية، وقاعدة بيانات التأشيرات، ومعلومات جداول البيانات الضريبية؛ والحفاظ على تحديث السجلات، بما في ذلك قوائم الموظفين
- تنسيق إصدار معدات الحماية الشخصية
- صيانة قاعدة بيانات اللوجستيات الخاصة بالأفراد MAPS
- التقدم بطلب للحصول على تأشيرات للعاملين البحريين الدوليين
- تنسيق الإحاطة الضريبية والمساعدة الضريبية للعاملين في القطاع البحري
- تنسيق لوجستيات الإخلاء أثناء الأعاصير
- تفسير وتطبيق سياسات وإجراءات ومبادرات الموارد البشرية الخاصة بالشركة
- إعداد التقارير وتجميع البيانات المتعلقة بتحركات أفراد المقاولين/المقاولين من الباطن
- القدرة على تفسير شهادات الحرف البحرية
- تنسيق خطط التدريب والتعريف اللوجستية للأفراد للتدريب ما قبل المشروع
- التنسيق مع إدارتي التدريب والصحة والسلامة والبيئة والأمن (HSES) لضمان تنسيق اللوجستيات للتدريب والكفاءة اللازمة للمشروع قبل نقل الأفراد إلى القطاع البحري
- المساعدة في تنسيق الحضور في جلسات التعريف بالمشروع
- دعم مهام الإدارة العامة
- إعداد جداول ساعات العمل للعاملين في القطاع البحري المكلفين مؤقتاً بمهام برية في المناطق النائية
المؤهلات
المؤهلات والتعليم الأساسي
- دبلوم أو خبرة معادلة
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الموارد البشرية / إدارة أطقم العمل واللوجستيات
- خبرة أساسية في الإنشاءات البحرية لقطاع النفط والغاز
- مهارات تواصل شخصية ممتازة
- خبرة في التعامل مع أنظمة إدارة أطقم العمل عبر الإنترنت
Job Overview
JOB DESCRIPTION
The Crew Scheduling Specialist applies their conceptual knowledge of Crew Scheduling. With a moderate level of guidance and direction from colleagues and leadership, they are responsible for solving a range of straightforward Crew Scheduling problems. They will be responsible for analyzing possible solutions using standard procedures and building knowledge of the company, processes, and customers. The Crew Scheduling Specialist understands key business drivers and applies this knowledge to solve problems in straightforward situations by analyzing possible solutions using technical experience, judgment, and precedents.
Responsibilities
Key Tasks and Responsibilities
- Coordinate offshore crew recruitment process, including interviews, reference checking, medicals, PPE, payroll, and onboarding documentation, applying McDermott HR policies and procedures
- COVID Management planning and crew coordination to ensure compliance
- Develop, maintain, and manage offshore personnel logistics roster
- Book helicopter, travel, accommodation, transfer, and associated travel logistics for Offshore personnel
- Coordinate International vessel crew logistics
- Plan and implement travel logistics of crew mobilizing to/from the site
- Liaise with the Offshore Administrators and Crewing and Logistics team to ensure that all crew movements are accurately recorded
- Coordinate with Sub-contractors to arrange approval of sub-contract personnel, required Project training, rosters, travel, and logistics
- Update and maintain Offshore HR files, Visa database, and Tax spreadsheets information; keep registers current, including employee lists
- Coordinate the issuance of PPE
- Maintain MAPS personnel logistics database
- Apply for Visas for International Offshore personnel
- Coordinate personnel Tax briefing and Tax assistance for offshore personnel
- Coordinate Cyclone evacuation logistics
- Interpret and apply the Company HR policies, procedures, and initiatives
- Report and collate data relating to the personnel movements of contractors/subcontractors
- Ability to interpret offshore craft certification
- Coordinate personnel training and familiarization logistics plans for pre-project training
- Liaise with Training & HSES Departments to ensure logistics are coordinated for necessary Project training & Competency before personnel mobilization offshore
- Assist in coordinating attendees at project inductions
- Support general administration tasks
- Prepare timesheets for offshore personnel temporarily assigned to onshore job in remote areas
Qualifications
Essential Qualifications and Education
- Diploma or equivalent experience
- Minimum 3 years of HR / Crewing & Logistics Experience
- Oil & Gas Offshore Construction experience essential
- Excellent personal communication skills
- Exposure to online crew management systems