Administrative Coordinator - VIP Projects
Location: Doha, Qatar Contract Type: Freelance Contract Availability: Immediate Joiner
Role Purpose
We are looking for a highly organized and detail-oriented Administrative & VIP Projects Coordinator to provide executive and administrative support while coordinating corporate and customized VIP gifting projects from initial request through final delivery.
Key Responsibilities
Manage schedules, meetings, correspondence, records, and administrative follow-ups. Track assignments, deadlines, and pending actions and provide regular updates. Prepare reports, quotations, presentations, meeting minutes, and professional correspondence in Arabic and English. Coordinate with internal teams, clients, suppliers, designers, and VIP stakeholders. Manage gift requests, including requirements, budget, branding, customization, packaging, quantities, and delivery timelines. Prepare clear briefs for designers and suppliers and coordinate quotations, samples, approvals, production, quality, and delivery. Maintain accurate records of quotations, samples, approvals, payments, quantities, and deadlines. Ensure projects are delivered on time and according to agreed quality and specifications.
Requirements
Fluency in Arabic and English, spoken and written, is essential. Experience in executive assistance, administration, project coordination, procurement, events, printing, promotional products, or customized gifts. Strong organizational, communication, follow-up, and problem-solving skills. Excellent attention to detail and ability to manage multiple priorities. Confidence in dealing with suppliers, clients, and senior stakeholders. Knowledge of corporate branding, printing, packaging, and product quality is an advantage. Immediate availability is required.
منسق إداري - مشاريع كبار الشخصيات
الموقع: الدوحة، قطر نوع العقد: عقد عمل حر (فريلانس) التوافر: الاستعداد للانضمام فوراً
الغرض من الوظيفة
نبحث عن منسق إداري ومشاريع كبار شخصيات يتمتع بتنظيم عالٍ ودقة في التفاصيل لتقديم الدعم التنفيذي والإداري، مع تنسيق مشاريع هدايا الشركات وهدايا كبار الشخصيات المخصصة بدءاً من الطلب الأولي وحتى التسليم النهائي.
المسؤوليات الرئيسية
إدارة الجداول الزمنية، والاجتماعات، والمراسلات، والسجلات، والمتابعات الإدارية. تتبع المهام، والمواعيد النهائية، والإجراءات المعلقة وتقديم تحديثات منتظمة. إعداد التقارير، وعروض الأسعار، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات، والمراسلات المهنية باللغتين العربية والإنجليزية. التنسيق مع الفرق الداخلية، والعملاء، والموردين، والمصممين، وأصحاب المصلحة من كبار الشخصيات. إدارة طلبات الهدايا، بما في ذلك المتطلبات، والميزانية، والهوية التجارية، والتخصيص، والتغليف، والكميات، وجداول التسليم. إعداد ملخصات واضحة للمصممين والموردين وتنسيق عروض الأسعار، والعينات، والموافقات، والإنتاج، والجودة، والتسليم. الاحتفاظ بسجلات دقيقة لعروض الأسعار، والعينات، والموافقات، والمدفوعات، والكميات، والمواعيد النهائية. ضمان تسليم المشاريع في الوقت المحدد ووفقاً للجودة والمواصفات المتفق عليها.
المتطلبات
إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة أمر ضروري. خبرة في المساعدة التنفيذية، أو الإدارة، أو تنسيق المشاريع، أو المشتريات، أو الفعاليات، أو الطباعة، أو المنتجات الترويجية، أو الهدايا المخصصة. مهارات قوية في التنظيم، والتواصل، والمتابعة، وحل المشكلات. اهتمام ممتاز بالتفاصيل وقدرة على إدارة أولويات متعددة. الثقة في التعامل مع الموردين، والعملاء، وكبار أصحاب المصلحة. معرفة الهوية التجارية للشركات، والطباعة، والتغليف، وجودة المنتجات تعتبر ميزة إضافية. يشترط الاستعداد للانضمام فوراً.